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Ping32文档加密企业文件安全外发的解决方案

在信息飞速传播的时代,由于电子文档的容易散播性,导致企业在发给客户、合作伙伴、经销商或者供应商的重要资料,都可能存在安全风险,外发的文件若处于不受控状态,带来利润的合作伙伴或许就将演变成企业机密泄漏的最大风险,那么,企业在对外交互的业务中如何避免规避文件外发造的数据泄漏风险呢?

企业在发展的过程中、对外交互的业务必不可少、信息安全已经越来越受到企业的重视,很多企业花费很多人力和财力采取各种措施,用来确保自身网络安全及自身数据安全。Ping32文档加密系统中文档安全外发可以来帮忙!

Ping32文档安全外发功能详解:

文件要想外发必须走审批流程,制作Ping32文件外发包,同时设定外发包的中文件的使用权限,同时所有的申请者,审批者,申请时间,审批时间等等都会留下日志,备以后查询。

密码:设定该文档的阅读密码,外部人员拿到外发文档后,必须输入密码才能访问。

可用次数:设定该文档的可用次数,只能在使用次数内使用,访问次数归零后,文档自动失效。

时间限制:设定该文档的可用时间,只能在指定的时间内使用。

绑定PC:设定该文档只能在某台指定的机器上使用。其他PC无法打开该文档。

访问权限:编辑、复制、打印等,支持在打开文件时自动添加水印。

文件外发导致的数据泄密,看Ping32加密软件如何处理

网络传输途径日渐增多,员工日常的工作交付可能不会仅依托于一种外发方式,外发途径的增多,给办公提供便利的同时,极大的增加了数据泄密的风险。Ping32文档加密软件,对员工外发文件导致泄密的情况,具备针对性的解决方案。确保数据安全,管控文件外发,Ping32可以这样做:

1、对核心数据进行加密保护,确保加密后的文档持续处于安全保护状态
为防止员工外发导致的泄密,可以从文件本身做管控。一经加密的文档,即便被流转到企业外部,也没办法正常读取,将持续处于加密保护状态,可以确保加密文档在企业内、外部的安全。

2、管控网络途径的文件外发,防止机密文件被泄密
即时通讯软件文件外发管控

员工日常办公情况下,聊天软件的使用是多样的,微信、QQ、企业微信、钉钉等主流的聊天工具的使用,给企业信息安全建设带来众多隐患,Ping32可以灵活限制禁止员工通过某种聊天软件外发文件。也可做禁止截屏、窗口水印等相关设置。

邮件外发管控

Ping32也可限定只能使用特定的邮箱外发邮件,或者只将邮件发送到指定邮箱,也可设置邮件收发仅在内部的邮箱范围内进行,可根据需求灵活设置规则。

3、敏感内容识别,阻断高风险的文件外发行为
Ping32文档加密具备敏感内容识别功能,管理员可预先设置敏感词库,当员工文件外发涉及到相关敏感内容,可予以阻断,非敏感文档可正常外发,不影响正常的工作环境。

特殊文档加水印,文档流转可溯源
截屏安全管控,即可溯源截屏内容,也可做到禁止截屏

加密软件如何防范离职泄密

员工离职存在很大的泄密隐患,不仅存在内部核心数据被外传导致泄密风险,有意或者恶意的删除内部数据同样给企业带来不可挽回的损失。针对上述情况,我们一块来了解一下Ping32文档加密如何来应对。

办公环境下,数据外发的途径是多样的,很多终端的使用都会影响我们的信息安全。如果事前对核心数据通过Ping32加密软件进行了加密保护,就可以保证加密文档在任何环境下的安全性。加密后的数据文档即便在离职前被员工通过移动存储设备拷、邮件、网盘、聊天软件等途径进行了外发,在公司外部也不能正常打开使用。

Ping32加密软件可实现对内部高价值的数据进行有选择性的加密,确保加密后的数据只被允许在内部授信的环境下使用,非授信环境将不能正常使用相关加密文件,起到加密保护的效果。

为防止员工出现离职前大量删除、篡改内部文件的情况,我们需要事先采取相关的文档备份机制,对内部高价值的数据进行备份,防止出现员工大量删除或者篡改数据导致原始数据丢失,给企业带来不可挽回损失的情况。

结合Ping32加密软件中的终端行为审计日志,如文件操作、文件外发日志,网页浏览、软件使用、即时通讯、邮件外发、网盘上传等日志,日常查看相关操作是否存在敏感数据,敏感数据外发可予以阻断,低敏感的数据外发同样会形成相关日志,方便后续进行回溯。

与合作单位进行数据交互时,如何用加密软件避免泄密?

企业在进行项目合作时,与合作单位进行数据交互是必须的,数据一旦交付给第三方,如果不对该文档采取相应的保护措施,很难确保核心数据的安全性,容易导致出现二次泄密的风险,Ping32加密软件为应对该场景有相关的解决方案,接下来我们一块来了解一下。

  • 核心文档加密,防止文件外发泄密

文档透明加密

Ping32文档加密软件可以为企业提供核心数据加密的解决方案,这样可以有效保障企业外发的每一份合作文档、技术资料等信息,均处于加密保护状态。被Ping32加密软件加密后的文件,可以确保只能在内部许可的授信环境下使用,超出授信环境,打开加密文档无效,不允许被访问,可以有效保护机密资料在企业外部同样安全可控。

文件安全外发,防范二次泄密

在与合作单位推进项目合作的过程中,数据交互是不可避免的,为保障内部数据外发的安全性,员工可通过创建文件外发包审批的方式,将所需外发的文件提交外发包申请,审批通过之后,员工可给接受方创造一个临时授信的外发环境,我们可以在环境中限制该文件被打开的次数、时间、禁止打印、添加水印等设置,过期自动加密,确保文件外发安全。

  • 外发文件审计

有外发就需要审计,不仅便于我们对于后续敏感事件的追踪,更加便于我们在审计的日志中获取有价值的信息,比如归类识别敏感的数据外发。Ping32加密软件泄密追踪模块支持审计终端所进行的所有外发内容,并将外发内容进行泄密等级的评定,便于管理者对于高风险的外发途径、文件进行后续的安全管控。结合Ping32文档加密,帮助企业更全面保护机密数据的安全外发。

企业如何能够选择到合适的加密软件

对于企业来说文档透明加密是目前最强效有力的企业数据防泄漏武器。为了保护公司的文档、图纸等文件我们需要使用一款好用且安全系数高的文档透明加密软件,那么在选择的时候我们又该从那些方面判断一款文档透明加密软件好不好呢?

加密技术稳定性高

文档透明加密软件本身就是为企业防止数据泄密而选择的,那么就要求在最大程度保护企业信息安全的同时,将发生故障的概率降到最小。基于驱动层的透明加密技术,在Windows上,Ping32使用受微软认可的文件系统隔离微过滤器(FilesystemIsolation Minifilters)来实现缓存控制以及同时提供文件数据的原始视图和解密视图,杜绝任何文件损坏事件发生。

多种加密方式,满足不同需求

企业内不同的部门有不同的文档使用权限要求,每个部门接触到的文件机程度也是不同的,因此要求加密软件提供不同的加密方式,满足不通的需求。Ping32文档透明加密软件对企业内部敏感数据分级管理,针对核心数据、非核心数据实现不同程度的加密保护。提供透明加密、半透明加密、智能加密、落地加密、全盘加密等,满足各部门不同的防泄密需求。

加密范围广泛,适用各种场景

企业常见的数据应用场景包括内部各终端的使用、内部应用服务器的集中管理、外发给合作伙伴使用与公司员工离线使用。Ping32提供强大的授权软件库,可以广泛的管控文件的加密需求,同时提供精细的管控方式,如安全域、密级、流程审批、邮件白名单、文件外发包、离网办公等。

供应商综合实力评估

即使产品功能满足需求,若企业的实践经验或者服务能力不足,也会导致加密项目受阻甚至失败。因此在选择加密软件时还需要综合评估供应商的交付及售后能力。

北京企业敏感内容识别助力企业数据安全防护

 

企业的重要数据都是以电子文档的形式保存在终端上,企业终端数量越来越多,想要快速从海量文档中辨别出哪些文档含有机密内容并不容易,这些机密内容也常因为疏忽保护而被外泄。

Ping32文档透明加密系统引入敏感内容识别引擎的设计,能快速、精准地识别相关文档是否包含敏感内容,结合加密以及终端管理对其进行更有针对性的保护。

敏感内容扫描,定位机密文件保存位置

Ping32可以根据管理员设置的敏感词库及文档分类规则对终端文件进行实时或定时扫描,帮助企业快速定位、了解重要机密文件的详细情况,文件是以明文还是明文的方式保存,以及文件大小、文件的文件系统属性、所在位置、文件类型等。

敏感内容识别跟加密相结合

Ping32可以根据管理员设置的敏感词库及敏感词命中规则,发现文件包含敏感词时自动加密,防止其外传泄密。对于包含敏感的文件进行落地加密,通过即时通讯工具或邮件客户端接收文档、U盘拷入文档等,均可实现落地加密,保障文档存储安全。

敏感内容外传时进行审计及拦截

对包含敏感内容的文档外传进行检测和拦截,可检测的流通渠道包括:U盘、移动硬盘、文件共享、邮件、即时通讯工具、网页上传、网盘上传等。

对包含敏感内容的数据进行外发时进行拦截,如微博、知乎待发布的内容、正在编辑待发送的电子邮件、输入打印机任务队列的数据流、剪切板等。

当含敏感内容的文档通过U盘、移动硬盘、文件共享、邮件、即时通讯工具、网页上传、网盘上传时,可进行审计、备份、报警和警告。

Ping32敏感内容识别快速定位泄密风险

企业资产数字化使用企业大量的核心资料以各种类型的文件保存在员工电脑上,员工对这类重要文件做了怎么样操作,是否将其外发出去,企业都无从得知。Ping32文件加密系统为企业提供合理的解决方案。

定位敏感数据

企业可以通过Ping32提供的数据分类规则库,通过设置关键词或正则表达式的方式建立好敏感内容识别库。Ping32可以自动扫描终端内的文本文档是否包含设定的敏感词、详细标记其保存的位置、敏感级别及包含敏感词出现的次数等。

敏感数据加密防护

Ping32能够快速、精准地识别相关文档是否包含敏感内容,可以通过对敏感内容的识别实现智能加密。当文档中敏感词出现的次数及个数达到阈值时,Ping32自动对此敏感文件进行加密,使得加密的场景更加的灵活,确保非敏感文件的快速流转,保证企业业务的高效运转。

风险操作拦截

网络应用的增多,外传信息文档的渠道也变得更多,可以很轻易地把核心文档外传给他人。Ping32可以在文件外发过程是分析外发的文件是否包含敏感,若存在一个或多个敏感词时可以对外发的行为进行拦截,防止泄密事件的发生。

除了以文件形式的外发还有一类外发行为是没有落地的数据外发,比如微博、知乎待发布的内容、正在编辑待发送的电子邮件、输入打印机任务队列的数据流、剪切板等。对于这类数据的外发Ping32也可以根据其是否含有敏感词来进行拦截。

医疗器械行业应该如何解决数据泄露问题

医疗器械行业中因为企业的技术图纸需要保密,医疗器械行业很多企业还在使用传统的防泄密方式,从网络层做一些规范员工行业的策略,其实传统的防泄密方式是有极大的安全隐患的,让很多员工淡化了企业数据防泄密的意识,并且如果员工行为规范的过于严谨,会干扰员工的正常工作,这样对于传统的企业防泄密方式就毫无意义可言,安全只是一个存在的形式而已,透明加密软件就可以很好完美的解决这一问题。

Ping32为医疗器械行业解决数据泄露问题。Ping32文档加密系统基于内核驱动层透明加密技术,对企业内部敏感数据分级管理,针对核心 数据、非核心数据实现不同程度的加密保护,实现对外发文件可控、可查、可管理,有效防止企业敏感数据泄漏,实现电子文档的数据安全。

Ping32为企业提供这些功能:

透明加解密:基于驱动层过滤技术,采用高强度加密算法,对用户通过指定授权软件创建的文件实时无感知加密,访问时自动解密,文件加密后离开授信环境无法访问。

半透明加解密:终端通过指定授权软件访问加密文件时透明解密,加密文件进行修改、保存后仍是加密状态。终端新建的文件不加密,非加密文件操作不受管控。

手动加解密:终端用户可手动将文件加密处理,防止误操作、外部窃密导致的数据泄漏。

新建文件加密:支持对指定路径下、指定文件类型的新建文件实时监控落地加密。

全盘加解密:实时或定时扫描终端已存在的文件进行自动加密、解密处理。

数据分类库:强大灵活的数据分类规则库,将散落在终端各处以及实时产生的文档,表格,幻灯片,PDF等大多数文档进行归类,属性涵盖:数据类别、名称、敏感级别等。支撑智能加密,泄密追踪,文档外发管控,打印合规,邮件合规等多个功能场景。

文档权限 – 安全域:根据企业组织机构或者指定一组终端用户创建文件安全域,不同安全域内文件相互隔离,控制文档流转范围,确保文档在特定范围内使用。

文档权限 – 密级:根据终端用户自身属性,Ping32可为其赋予密级等级,使得用户只能访问小于或者等于自身密级的加密文件。

邮件白名单::在邮件白名单地址范围内的邮箱通过Foxmail、Outlook等邮箱客户端以及Web端发送加密文件时自动解密.

文档安全外发:为满足对外业务的正常交互,Ping32文档安全外发结合透明加密、权限管理等技术,设置需要外发的加密文档的使用权限,如:禁止复制、禁止打印,禁止截屏、显示水印、打开次数、过期自动删除等,在不影响正常办公的同时防止二次泄密。

流程审批:审批流程支持文件解密审批、邮件解密审批、文档安全外发审批、离网补时审批等,审批方式支持:Ping32控制台、Ping32Web控制台、手机APP,支持与指定业务系统集成。

剪切板管控:控制授权软件于非授权软件之间的剪切板使用权限,可限制禁止密文复制到明文,密文之间允许复制等权限。

解密网关: 针对各应用服务器(如OA、ERP、PLM等)实现文件上传自动解密,下载到本地自动加密,有效杜绝非法用户的访问。

离网办公:针对离网人员或网络故障等原因引起的客户端离线,设置用户可以可发起离网审批,确保终端密文在出差过程中保持可用状态,不影响日常办公。

Ping32管控文件外发,防止外发文件泄密

文件的外发交互是企业日常工作中在普通不过的事情,如何管控这些外发行的合规做到安全可控,防止外发泄密是每个企业都需要重视的问题。只是通过简单的通过公司内部政策的管控不予以满足企业对数据安全防护的要求。而简单的文件外发管控方式要么不足以满足企业保护数据安全的需要,要么过于一刀切式的管控无法满足企业的业务需求。

文件加密满足事情防御的需求

对外发文档进行加密,可以确保机密在外部也得到保护。企业可以提前对需要外发的技术资料、合约细节等文档进行加密保护,这种方式并不影响文件的对内交互。若需要进行文件外发时可以进行合规的文件外发审批,审批通过后方可进行政策的外发。若员工私自讲加密后的文档外发出去,则文件是无法打开的。比如Ping32文档加密软件,接收方只有在安装了Ping32客户端的终端才可以打开相关加密文档,这样可以保护机密资料在外部同样可控安全.

Ping32可以把文档制作成外发文件包,并对外发文档进行权限限制,帮助企业建立严密的外发管理机制。企业可以根据需要指定外发文档在外的打开密码、查看期限、查看次数,以及复制、截屏、打印、修改等使用权限,防止被二次泄密。

对外发文件行为进行审计,及时发现风险操作

Ping32可以对外发文件进行全面的审计。无论是通过聊天软件、邮件、浏览器上传还是移动设备拷贝的外发行为都可以进行审计记录,同时对外发行为进行分析,直观了解加密文档的外发动态,及时发现违规行为。

安全可靠的Ping32企业文档加密软件

加密软件是给数据文件进行加密防护,当数据文件受到可疑程序入侵攻击时,加密软件的防御系统能够主动开启智能防护,杜绝非法探访要求,只有来访者提供正确的密码后才能解锁相应的文件功能,从而达到数据文件,避免数据文件被盗取或者流失。

文件加密是一种新兴的加密技术,因为企业的数据信息包含了众多商业机密、知识产权等重要资料,为了防止数据泄露和数据丢失所造成不必要的麻烦,可以借助可靠的文件加密软件进行管理。文件加密可以避免数据的重复,避免数据被剽窃被复制,且通常情况下文件加密是采用量身定制的方式进行个性化处理。

加密软件

企业在挑选加密软件时要选择具有优秀兼容性和稳定性的企业加密软件。因为企业都有各自的管理系统,一款兼容性强且运行稳定的企业加密软件是首选,可以保证企业所有管理系统在加密环境下稳定运行和使用,而不影响企业用户的工作流程和操作习惯。

在选择数据加密软件的时候,要通过实际加密效果来进行选择,确保所选的加密软件符合企业的使用需求。对市场上的多种数据加密软件进行了解和测评,看哪一款加密软件的安全性更好、实用性更强,更加符合自身企业对数据进行加密的要求,只有经过慎重的比较和挑选才能找到最适合自己使用的数据加密软件。

Ping32文档加密软件基于驱动层加密技术,整个过程透明化处理,对用户毫无感知也就是不会影响用户的使用体验,并且驱动层加密技术让Ping32文档加密软件更加安全可靠,文档的安全性更加能够得到保障。