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电子邮件—企业机密信息保密之关键

电子邮件的出现,相较于传统的信件的使用,确实是方便了不少,简单、便捷、容易管理。虽说传统信件容易造成泄密的困扰,但电子邮件貌似也避免不了扰人的泄密。
世界上第一封电子邮件有麻省理工学院博士Ray Tomlinson在1971年发出后,电子邮件就开始了其漫长的互联网发展历程。随后,Outlook邮箱客户端的推出发展,计算机的普遍使用,以及互联网的进一步发展,都促进了电子邮件的快速发展,90年代这段时期是电子邮件发展的黄金时期。然而,21世纪来临后,电子邮件却遭到了质疑。即时聊天工具和社交网络的出现,有人质疑电子邮件是否还有存在的必要。虽然引起了争论,但毕竟电子邮件有这么长的发展历史,且用户众多,其坚固的地位还是很难动摇的。
现在人们已经习惯了使用电子邮件实现简单的文件传输,包括文本信息的传输、程序文件的传输、图片、声音文件的传输以及视频文件的传输。电子邮件成为网络中最基本的通讯工具之一。
随着我国信息化程度的快速提高,信息安全越来越受到重视。而对于企业来说,最重要的就是商业机密了,若企业没有了商业机密,那么他拿什么来竞争,怎么立足。现在企业基本实现电脑办公,并与外网相连接,使用电子邮件传输信息,是再平常不过的操作。然而使用电子邮件却也存在安全隐患,电子邮件方便、快速的传输,也给泄密者提供了好的平台。邮件的隐蔽性更好、破坏性大,一般人是很难察觉的。
有调查显示,有70 % 的企业担忧电子邮件沦为泄密管道,致使机密资料误入他人之手。此外,更有半数的员工承认曾经在工作时不慎将不雅或机密的电子邮件错送给他人,电子邮件泄密是有可能发生的。而电子邮件的泄密可能导致企业蒙羞、违反法规及企业损失重大。
而且还有研究表明,大约有近94%的公司承认,他们在防止公司机密通过邮件外泄方面显得力不从心。有近32%的公司不清楚公司机密是否已被外泄,因而也就不能采取有效措施规避这一风险。但是,62%的公司表示尽管不能阻止泄密事件的发生,但是可以查出泄密的邮件来源。
这些都表明企业邮件泄密是存在的,而大多数企业却没有将企业邮件安全重视起来,没有做好电子邮件的防护措施。近年来,有不少的邮件泄密事件发生,如浙江的仅一个工业园区内就有近60%企业的商业秘密被泄露或遭他人盗用,给企业带来了无可估量的损失。造成这样的结果的可能,有许多都是出自于内部泄密。
企业员工通过电子邮件进行工作上的交流互动,而邮件泄密可能是员工的有意行为或无意行为,而就在轻轻点击“发送”的一瞬间,企业会有怎样严重的损失,无法意料。加强员工邮件的监控和管理,成为企业管理中的一项重要事项。除了提高员工的安全保密意识,还需存在一些技术上的管理。
企业部署>邮件 监控软件  ,可以帮助管理企业内部员工的收发邮件状况,比如网眼监控软件,其可以监控邮件的收发,禁止邮件功能,可以对WEB邮件、POP邮件、Foxmail邮件、Outlook邮件等的收发邮件进行实时备份,目前可以对6000多种邮件进行监控,并且能过滤和监控收发邮件的邮箱地址及抄送、密送邮箱地址,可过滤和监控邮件内容中某些带敏感字符的邮件或者有指定名称的附件;可对收发邮件内容进行审查过滤,有敏感字符的邮件不能外发。
企业使用电子邮件进行日常业务的交流,不可能停止使用电子邮件,那么企业应该将邮件监控看做重点,邮件泄密已经有可能性,那么就应避免发生这类事件,事先有个准备,事后也可以有根有据,能有个说法。